COMEARTH, spécialiste de la gestion de la relation client et de télé-services à valeur ajoutée, recherche, dans le cadre d’un départ en retraite un(e) :

                                                Assistant de Direction – Office manager (H/F)

                                                                                  – En CDI–

Rattaché(e) au Président Directeur Général que vous assistez au quotidien, vous occupez une position stratégique au sein de l’entreprise et auprès des différents services de la direction.

Vos missions s’inscrivent autour de deux principaux axes :

Accueil et assistanat:

• Traitement des mails / courriers reçus et rédaction de courriers divers,
• Gestion administrative : suivi, relation et négociation des contrats des divers prestataires, sous-traitants, fournisseurs.
• Participation aux comités de direction et rédaction de compte rendu,
• Gestion prévisionnelle des stocks : commande des fournitures et outils de travail,
• Gestion des rendez-vous et coordination du planning du PDG,
• Accueil téléphonique et physique des clients, prospects et partenaires,
• Anticipation, recherches et réservations dans le cadre de déplacements (transport et hébergement) ;
• Gestion du parc automobiles (LLD, contrats d’assurance, entretien …) et des places de parking,
• Organisation d’événements tels que : cocktail client, café collaborateurs etc.…

Interface Comptable et financière:

• Transmission et suivi des factures clients jusqu’au paiement, relances et recouvrement des impayés,
• Suivi et traitement des factures fournisseurs jusqu’au règlement,
• Gestion des notes de frais, suivi des dépenses mensuelles et encaissements,
• Transmission hebdomadaire des documents comptables accompagnés des tableaux comptables renseignés.
• Pointage mensuel avec le cabinet comptable et annuel avec les commissaires aux comptes et support du cabinet comptable pour la clôture comptable en fin d’année,

Profil :

De formation minimale Bac+2 ou Bac+3. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (pack office) et vous justifiez d’une expérience minimum de 5 ans dans des fonctions d’assistanat de direction idéalement d’un PDG de PME.

Votre esprit d’analyse, de synthèse et d’anticipation vous permettent de faire face à toutes situations.

Organisé(e) et rigoureux (se), vous avez naturellement le sens du service et possédez de réelles aptitudes relationnelles alliées à un excellent rédactionnel.

Discret(e), vous faites par ailleurs preuve d’une bonne capacité d’adaptation et d’un grand sens de la confidentialité.

Vous possédez nécessairement le permis B.

Plus encore, votre lettre de motivation saura faire la différence.

Lieu : Orsay (91) au pied du RER B Orsay-Ville

Rémunération : Selon profil

Statut : Cadre

Amplitude horaire : Lundi au Vendredi

Contrat : CDI à pourvoir au 10/09/2019